Was Sie zu Hause erledigen sollten, bevor Sie nach Deutschland gehen – Checkliste für Dokumente und Pflichten

Die teuersten Fehler beim Umzug sind die, die man erst in Deutschland entdeckt: ein Dokument, das man nicht besorgt hat, eine fehlende Beglaubigung, ein Vertrag zu Hause, der noch läuft. Diese Liste basiert auf den Erfahrungen der Kandidatinnen und Kandidaten, die wir begleitet haben. Die Unterlagen für Anerkennung und Visum haben Sie längst eingereicht – hier geht es um den Rest.

Dokumente, die Sie im Original mit Übersetzung und Apostille benötigen

Deutsche Behörden verlangen mehrsprachige (internationale) Auszüge oder beglaubigte Übersetzungen. Für Dokumente aus Serbien, Bosnien und Herzegowina, Montenegro und Nordmazedonien ist außerdem eine Apostille erforderlich (ausgestellt je nach Land vom zuständigen Gericht oder von der Gemeindeverwaltung). Besorgen Sie jeweils zwei Exemplare:

• Geburtsurkunde (für alle Familienmitglieder, die mitkommen);
• Heiratsurkunde; Scheidungsurteil, falls eine frühere Ehe bestand;
• Staatsangehörigkeitsbescheinigung;
• polizeiliches Führungszeugnis (sechs Monate gültig – erst kurz vor der Abreise beantragen);
• Arbeitszeugnisse aller bisherigen Arbeitgeber mit Tätigkeitsbeschreibung und Beschäftigungsdauer – auf offiziellem Briefpapier mit Stempel;
• für Ärzte: Facharzturkunde, Lizenz der Ärztekammer und Certificate of Good Standing – nicht älter als drei Monate;
• Impfpass (ein Masernschutz ist für die Arbeit im Gesundheitswesen Pflicht, eine Hepatitis-B-Impfung wird empfohlen), Impfpass der Kinder;
• Führerschein und, wenn möglich, einen Auszug aus dem Fahrerlaubnisregister – zur Umschreibung lesen Sie den Artikel Führerschein in Deutschland;
• Schadenfreiheitsbescheinigung Ihrer Kfz-Versicherung (senkt die Versicherungsprämie in Deutschland).

Beglaubigte Übersetzungen lassen Sie von einem vereidigten Übersetzer (Gerichtsdolmetscher) für die deutsche Sprache anfertigen. Deutsche Behörden akzeptieren grundsätzlich auch Übersetzungen aus Serbien oder Bosnien und Herzegowina, sofern sie beglaubigt sind – manche Stellen bestehen jedoch auf einem in Deutschland vereidigten Übersetzer. Prüfen Sie dies anhand Ihres Anerkennungsbescheids.

Geld und Bank

• Eröffnen Sie zu Hause ein Fremdwährungskonto oder behalten Sie Ihr bestehendes Konto – für Überweisungen an die Familie und für eine mögliche Rückkehr. Mehr dazu im Artikel Geld überweisen und Doppelbesteuerung.
• Informieren Sie Ihre Bank über den Auslandsaufenthalt und aktivieren Sie Online-Banking; lassen Sie ablaufende Karten noch vor der Abreise erneuern.
• Kredite zu Hause bleiben Ihre Verantwortung – richten Sie einen Dauerauftrag ein oder bevollmächtigen Sie ein Familienmitglied.
• Nehmen Sie Bargeld für den ersten Monat mit: Kaution, erste Miete, Anmeldungen und Kleinigkeiten kosten in der Regel 1.500 bis 3.000 Euro, bevor das erste deutsche Gehalt Ende des ersten vollen Monats eingeht. Falls der Arbeitgeber einen Vorschuss zahlt oder eine Unterkunft stellt, ist das im Vertrag festgehalten.

Kranken- und Sozialversicherung zu Hause

• Die gesetzliche Krankenversicherung in Deutschland beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Für die Reise und die ersten Tage bis zur Anmeldung nehmen Sie eine europäische Krankenversicherungskarte oder eine private Reisekrankenversicherung mit.
• Lassen Sie sich von Ihrem Sozialversicherungsträger zu Hause einen Nachweis über die Versicherungszeiten (Listing) ausstellen – er wird für die Rentenberechnung nach dem Sozialversicherungsabkommen benötigt. Mehr dazu im Artikel Rente in Deutschland und Rückkehr.
• Falls Sie beim Arbeitsamt gemeldet sind, melden Sie sich ab; falls Sie freiwillig versichert sind, entscheiden Sie, ob Sie die Versicherung aufrechterhalten möchten.
• Bei chronischen Erkrankungen: Nehmen Sie Medikamente für zwei bis drei Monate mit und lassen Sie sich Ihre Befunde auf Englisch oder Deutsch ausstellen – Ihre Ärztin oder Ihr Arzt in Deutschland wird sich daran orientieren.

Wehrerfassung, Gericht, Steuern

• Wehrpflichtige in Serbien: Melden Sie den Wohnsitzwechsel bzw. den Auslandsaufenthalt beim zuständigen Wehrerfassungsamt. In Bosnien und Herzegowina besteht diese Pflicht nicht.
• Vergewissern Sie sich, dass keine offenen Gerichts- oder Steuerverfahren gegen Sie laufen, und begleichen Sie Rückstände bei Versorgungsunternehmen – Schulden verschwinden nicht, und Deutschland verlangt ein polizeiliches Führungszeugnis.
• Steuererklärung zu Hause für das Jahr der Abreise: Bei Angestellten hat der Arbeitgeber bereits abgerechnet; Selbstständige reichen eine abschließende Erklärung ein.

Wohnung, Verträge und Post

• Kündigen oder übertragen Sie Mobilfunk-, Internet- und Kabel-TV-Verträge, Fitnessstudio und Abonnements – in der Region beträgt die Kündigungsfrist in der Regel einen Monat.
• Wenn Sie Ihre Wohnung vermieten: Schließen Sie einen Mietvertrag ab und bevollmächtigen Sie ein Familienmitglied mit der Verwaltung.
• Erteilen Sie jemandem eine notariell beglaubigte Vollmacht für Angelegenheiten zu Hause (Bank, Gemeindeamt, Post) – aus Deutschland lässt sich das kaum regeln.
• Hinterlassen Sie eine Postadresse und stellen Sie sicher, dass offizielle Schreiben (Finanzamt, Gericht, Wehrerfassungsamt) jemanden erreichen, der sie im Blick behält.

Kinder und Schule

• Zeugnisse aller abgeschlossenen Schuljahre mit Übersetzung; Schulbesuchsbestätigung für das laufende Schuljahr (in Deutschland erfolgt die Einstufung nach Alter, die Schule verlangt aber trotzdem Unterlagen).
• Impfpass mit allen Nachweisen – die deutsche Schule verlangt einen Nachweis über die Masernimpfung.
• Falls die Kinder später nachkommen: Beantragen Sie die Familienzusammenführung, sobald Sie den Arbeitsvertrag haben, da die Wartezeiten für Termine oft mehrere Monate betragen. Mehr dazu im Artikel Familienzusammenführung in Deutschland.

Was in den Koffer gehört

• Alle Dokumente im Original, in einer Mappe, die Sie im Handgepäck aufbewahren.
• Passfotos (biometrisch, 35 × 45 mm) – in Deutschland gibt es Fotoautomaten für 8 bis 12 Euro, aber am ersten Tag hat man sie nicht gleich zur Hand.
• Dienstkleidung brauchen Sie nicht einzupacken – die stellt der Arbeitgeber; eigene Arbeitsclogs können Sie mitnehmen, wenn Sie ein bevorzugtes Modell haben.
• Ein Adapter ist nicht nötig (die Stecker sind dieselben), aber eine Steckdosenleiste ist praktisch.
• Medikamente, Brille mit aktuellem Brillenrezept und etwas Essen von zu Hause – in den ersten Wochen hilft das mehr, als man denkt.

Eine Woche vor der Abreise

Prüfen Sie: Visum im Reisepass und Einreisedatum passend zum Arbeitsvertrag; Unterkunftsbestätigung des Arbeitgebers oder Wohnadresse; Ticket und Weiterfahrt vom Flughafen; Telefonnummern der Kontaktpersonen im Krankenhaus und in unserem Büro; Kopien aller Dokumente auf dem Handy und im E-Mail-Postfach.

Für die ersten Wochen nach der Ankunft empfehlen wir die Artikel Anmeldung des Wohnsitzes und Die ersten 30 Tage in Deutschland.

Kandidatinnen und Kandidaten, die wir vermitteln, erhalten diese Liste individuell auf Herkunftsland und Beruf zugeschnitten – und wir gehen sie vor der Abreise gemeinsam durch. Erfahren Sie, wie unsere Unterstützung beim Umzug aussieht.