Những việc cần thu xếp trước khi sang Đức: danh sách giấy tờ và công việc

Những sai lầm tốn kém nhất khi chuyển đi là những sai lầm bạn chỉ phát hiện ra khi đã ở Đức: một giấy tờ bạn chưa xin, một bản chứng thực còn thiếu, một hợp đồng ở quê nhà vẫn còn hiệu lực. Danh sách này tổng hợp mọi việc bạn nên thu xếp xong trước khi đi, dựa trên kinh nghiệm của những ứng viên mà chúng tôi đã đồng hành. Hồ sơ công nhận văn bằng và hồ sơ thị thực đã nộp từ lâu: đây là “mọi thứ còn lại”.

Giấy tờ cần có bản gốc, bản dịch và Apostille

Cơ quan Đức yêu cầu giấy tờ hộ tịch quốc tế (đa ngữ), nếu nước bạn có cấp, hoặc bản dịch công chứng; với giấy tờ từ Serbia, Bosnia và Herzegovina, Montenegro và Bắc Macedonia thì cần thêm Apostille (làm tại tòa án cơ sở hoặc chính quyền địa phương, tùy nước). Giấy tờ do Việt Nam cấp thì không dùng được Apostille: Việt Nam đã gia nhập Công ước Apostille, nhưng Đức phản đối việc gia nhập này, nên bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự — chứng nhận tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao ở Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, sau đó hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Đức ở Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức ở TP. Hồ Chí Minh. Mỗi loại giấy tờ hãy xin hai bản:

• giấy khai sinh (của từng thành viên gia đình đi cùng bạn);
• giấy chứng nhận kết hôn; bản án hoặc quyết định ly hôn nếu trước đó bạn đã từng kết hôn;
• giấy tờ chứng minh quốc tịch;
• phiếu lý lịch tư pháp (thường chỉ có giá trị sáu tháng, nên hãy xin càng sát ngày đi càng tốt);
• giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc của tất cả các nơi bạn từng làm, ghi rõ chức danh, nhiệm vụ và thời gian làm việc: hãy xin trên giấy có tiêu đề cơ quan và đóng dấu;
• với bác sĩ: chứng chỉ chuyên khoa, giấy phép hành nghề và Certificate of Good Standing, cấp không quá ba tháng;
• sổ tiêm chủng (tiêm sởi là bắt buộc khi làm việc trong ngành y tế; tiêm viêm gan B được khuyến nghị) và sổ theo dõi sức khỏe của con;
• bằng lái xe và, nếu có thể, bản trích lục thông tin bằng lái; về việc đổi bằng, hãy đọc bài Bằng lái xe tại Đức;
• giấy xác nhận của công ty bảo hiểm về số năm lái xe không phát sinh bồi thường (giúp giảm phí bảo hiểm ô tô tại Đức).

Bản dịch công chứng nên do người dịch được công nhận cho tiếng Đức thực hiện. Cơ quan Đức thường chấp nhận cả bản dịch được chứng nhận tại Serbia hoặc Bosnia và Herzegovina, nhưng một số nơi yêu cầu người dịch tuyên thệ tại Đức: hãy kiểm tra trong quyết định công nhận văn bằng của bạn.

Tiền và ngân hàng

• Mở hoặc giữ một tài khoản ngoại tệ ở trong nước để gửi tiền cho gia đình và phòng khi bạn quyết định quay về; xem thêm trong bài Chuyển tiền về nước và đánh thuế hai lần.
• Báo cho ngân hàng biết bạn sắp ra nước ngoài và kích hoạt ngân hàng trực tuyến. Đổi các thẻ sắp hết hạn trước khi đi.
• Các khoản vay ở trong nước vẫn là trách nhiệm của bạn: hãy đăng ký lệnh chuyển tiền định kỳ hoặc ủy quyền cho người thân thanh toán.
• Mang theo tiền mặt cho tháng đầu tiên: tiền đặt cọc nhà, tiền thuê tháng đầu, các thủ tục đăng ký và chi tiêu hằng ngày thường cần từ 1.500 đến 3.000 € trước khi bạn nhận lương đầu tiên ở Đức, vào cuối tháng làm việc trọn vẹn đầu tiên. Nếu nhà tuyển dụng ứng trước tiền hoặc bố trí chỗ ở, điều này sẽ được ghi trong hợp đồng.

Bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội ở trong nước

• Bảo hiểm y tế bắt buộc ở Đức có hiệu lực từ ngày làm việc đầu tiên. Cho chuyến đi và những ngày đầu, cho đến khi đăng ký xong, hãy mang theo hợp đồng bảo hiểm du lịch quốc tế có hiệu lực tại châu Âu.
• Xin cơ quan bảo hiểm xã hội ở nước bạn giấy xác nhận quá trình đóng bảo hiểm: giấy này cần cho quyền hưởng lương hưu nếu giữa Đức và nước bạn có hiệp định song phương về bảo hiểm xã hội. Đọc thêm trong bài Lương hưu ở Đức và khi trở về nước.
• Nếu bạn đang đăng ký tại trung tâm dịch vụ việc làm, hãy hủy đăng ký trước khi đi. Nếu bạn đang đóng bảo hiểm tự nguyện, hãy quyết định có tiếp tục đóng hay không.
• Thuốc điều trị bệnh mạn tính: mang đủ dùng trong hai đến ba tháng cùng hồ sơ bệnh án bằng tiếng Anh hoặc tiếng Đức, vì bác sĩ của bạn ở Đức sẽ dựa vào đó để tiếp tục điều trị.

Nghĩa vụ quân sự, tòa án và thuế

• Nếu bạn có nghĩa vụ quân sự ở Serbia, hãy báo cho cơ quan quân sự địa phương về việc thay đổi nơi cư trú hoặc việc ở nước ngoài. Ở Bosnia và Herzegovina không có nghĩa vụ này; ở các nước khác, hãy hỏi cơ quan quân sự địa phương.
• Kiểm tra để chắc chắn rằng bạn không có vụ việc nào đang chờ giải quyết tại tòa án hay cơ quan thuế, và thanh toán hết các hóa đơn điện, nước còn nợ. Nợ không tự biến mất, và Đức yêu cầu phiếu lý lịch tư pháp trong sạch.
• Quyết toán thuế ở trong nước cho năm bạn ra đi: nếu bạn làm công ăn lương, nhà tuyển dụng đã tính thay bạn; người tự kinh doanh cần nộp tờ khai quyết toán cuối cùng.

Nhà ở, hợp đồng và thư từ

• Hủy hoặc chuyển nhượng các hợp đồng điện thoại di động, internet, truyền hình cáp, phòng tập thể dục và các gói thuê bao; thời hạn báo trước thường là một tháng, nhưng hãy kiểm tra trong hợp đồng của bạn.
• Nếu bạn cho thuê căn hộ của mình: chuẩn bị hợp đồng thuê nhà và giấy ủy quyền có chữ ký để người thân quản lý.
• Lập giấy ủy quyền có công chứng cho một người thay bạn giải quyết các việc ở trong nước (ngân hàng, chính quyền địa phương, bưu điện): từ Đức, những việc này rất khó xử lý.
• Để lại địa chỉ nhận thư và bảo đảm thư từ chính thức (thuế, tòa án, quân sự) được gửi đến một địa chỉ có người thường xuyên kiểm tra.

Con cái và trường học

• Học bạ của tất cả các năm đã học xong, kèm bản dịch, và giấy xác nhận đang theo học năm học hiện tại (ở Đức, trẻ được xếp lớp theo độ tuổi, nhưng nhà trường vẫn yêu cầu giấy tờ).
• Sổ tiêm chủng: trường học ở Đức yêu cầu giấy tờ chứng minh đã tiêm sởi.
• Nếu con bạn sang sau: hãy bắt đầu thủ tục đoàn tụ gia đình ngay khi có hợp đồng đã ký, vì thời gian chờ lịch hẹn có thể kéo dài nhiều tháng. Chi tiết có trong bài Đoàn tụ gia đình tại Đức.

Nên mang gì trong hành lý

• Tất cả giấy tờ bản gốc để trong một bìa hồ sơ trong hành lý xách tay, không để trong hành lý ký gửi.
• Ảnh thẻ (sinh trắc học, 35×45 mm): ở Đức, chụp tại máy chụp ảnh tự động có giá từ 8 đến 12 €, nhưng ngay ngày đầu tiên bạn khó tìm được một máy gần chỗ mình.
• Không cần mang đồng phục: nhà tuyển dụng sẽ cấp. Nhưng bạn có thể mang đôi giày làm việc riêng nếu có đôi quen dùng.
• Ổ cắm điện ở Đức là loại C/F (chân tròn): nếu bạn đến từ Serbia hoặc Bosnia và Herzegovina thì không cần bộ chuyển đổi (ổ cắm giống nhau), còn thiết bị có phích cắm chân dẹt (loại A) thì cần bộ chuyển đổi; một ổ cắm kéo dài nhiều lỗ cũng sẽ rất hữu ích.
• Thuốc men, kính thuốc và một ít đồ ăn từ quê nhà: trong những tuần đầu, chúng giúp ích nhiều hơn bạn tưởng.

Một tuần trước khi đi

Hãy kiểm tra lại: thị thực đã có trong hộ chiếu và ngày nhập cảnh khớp với ngày bắt đầu hợp đồng; bạn đã có xác nhận chỗ ở của nhà tuyển dụng hoặc địa chỉ căn hộ của mình; vé máy bay và phương tiện đi từ sân bay đã được sắp xếp; bạn có số điện thoại của người liên hệ ở bệnh viện và ở văn phòng của chúng tôi; bản sao mọi giấy tờ đã được lưu trong điện thoại và email.

Về những tuần đầu tiên sau khi đến, hãy đọc Anmeldung: đăng ký cư trú tại Đức và 30 ngày đầu tiên ở Đức.

Với những ứng viên được chúng tôi giới thiệu việc làm, chúng tôi gửi phiên bản danh sách này được điều chỉnh theo quốc gia và ngành nghề của từng người, và cùng rà soát trước khi lên đường. Xem chúng tôi hỗ trợ chuyển đến Đức như thế nào.